Elke organisatie werkt met workflows. Maar hoe leg je ze vast en op welke manier kun je workflows het beste inrichten en managen? In deze blog vertellen we alles over workflows en workflowmanagement.
Workflows zijn de stappen die je moet doorlopen om taken in bedrijfsprocessen uit te voeren. Deze taken moeten aan regels voldoen, worden in een specifieke volgorde uitgevoerd, binnen een bepaalde tijd en door aangewezen medewerkers.
Meestal denken mensen bij workflows aan digitale processen, maar zelfs een ‘ouderwetse’ procedure bestaat uit verschillende taken die op een bepaalde manier moeten worden uitgevoerd. Dit zijn ook workflows.
Workflows zijn niet vastgesteld, en de stappen die nodig zijn om een workflow af te ronden, verschillen per organisatie. Sommige organisaties bouwen extra controlemomenten in, terwijl andere organisaties liever hebben dat workflows zo snel mogelijk worden afgerond. Daarom kunnen workflows worden ingericht op de manier die het beste bij jouw organisatie past, geautomatiseerd of handmatig uitgevoerd.
Met workflowmanagement zorg je ervoor dat workflows op een goede en efficiënte manier verlopen. Hierdoor worden bestaande workflows correct uitgevoerd en waar nodig verbeterd. Door bestaande workflows te optimaliseren en nieuwe workflows te ontwikkelen, verbeter je uiteindelijk ook de bovenliggende bedrijfsprocessen. Dit is gunstig voor klanten, omdat ze sneller worden geholpen en voor medewerkers, omdat ze minder tijd kwijt zijn aan zinloze stappen.
Voorbeeld van een workflow Je kunt workflows op papier uittekenen van de eerste tot de laatste actie. Hieronder zie je als voorbeeld de workflow van een security issue. Misschien gaat dit proces in jouw organisatie nog per e-mail. Maar wie onderneemt actie? Zijn de juiste mensen geïnformeerd? Met een standaard workflow leg je dit vast en maak je het proces inzichtelijk.
Een handige manier om je workflows te beheren en efficiënter te laten verlopen is door het gebruik van een workflowmanagement-systeem. In dit systeem kun je al je workflows digitaliseren en automatiseren, waardoor ze centraal worden opgeslagen en iedereen met de meest up-to-date informatie werkt. Het is vaak beter om workflow-management te integreren in een ERP-systeem, omdat hierin al je workflows, processen en gegevens in hetzelfde systeem staan.
Door workflows te standaardiseren en iedere stap vast te leggen, kun je met behulp van workflows kwaliteitsmanagement en certificeringen eenvoudiger maken. Tijdens een audit kun je namelijk gemakkelijk aantonen dat je organisatie zich aan de gestelde regels houdt, omdat alle benodigde informatie centraal en overzichtelijk is opgeslagen.
Workflow-management is een krachtige tool die het werk binnen jouw organisatie naar een hoger niveau tilt. Door te kiezen voor digitaal workflow-management, gaat het werkproces nog sneller en efficiënter! Hieronder hebben we de grootste voordelen voor medewerkers en managers op een rijtje gezet.
Medewerkers krijgen met workflow-management een duidelijk beeld van hun to-do-lijst en kunnen zien welke taken op dat moment prioriteit hebben. Dit zorgt voor een sterk verbeterde efficiëntie op de werkvloer. De tijden van een eindeloze en onoverzichtelijke takenlijst zijn voorbij.
Digitaal workflow-management helpt medewerkers ook om stress te verminderen. Het wordt bijna onmogelijk om deadlines te vergeten. Medewerkers ontvangen meldingen wanneer zij een taak moeten uitvoeren en kunnen een vervaldatum instellen, zodat ze weten wanneer iets af moet zijn. Dit helpt hen om structuur aan te brengen in hun werkdag of werkweek.
Met workflow-management kun je als manager zelf instellen wanneer je goedkeuring moet geven voor bepaalde stappen. Wil je bijvoorbeeld dat elke verlofaanvraag wordt goedgekeurd of alleen de aanvragen van meer dan een werkdag? Door dit goed in te stellen, hoef je als manager alleen nog maar te kijken naar de verzoeken die er echt toe doen. Een bijkomend voordeel is dat medewerkers meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap krijgen, wat een positief effect heeft op hun betrokkenheid en inzet binnen de organisatie.