Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw organisatie klaar voor de toekomst? Het is een flinke uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en je organisatie toekomst-proof te maken. Digitalisering heeft een grotere impact dan je denkt. Nadat je deze blog hebt gelezen, kan je ook meteen aan de slag met digitalisering!
Om klaar te zijn voor de toekomst moet je organisatie werken als een geoliede machine. Dat betekent dat je gestroomlijnde processen hebt die zorgen voor tevreden medewerkers en klanten.
En als je het helemaal goed wilt doen, zorg je dat alle systemen naadloos samenwerken, waardoor data voor iedereen en op ieder moment beschikbaar is. Zo kan jouw team of bedrijf écht doen waar het goed in is. Hoe je dit bereikt? Door arbeidsintensieve processen zo veel mogelijk te digitaliseren en verder te automatiseren. Hierdoor creëer je slagkracht, waarmee je je concurrenten voorblijft, je winst verhoogt en je kosten verlaagt. Je verdoet geen tijd meer met simpel invoerwerk, en je medewerkers kunnen zich richten op hun kerntaken. Maak je bedrijf toekomstproof door te digitaliseren.
Digitalisering is het proces dat fysieke informatie naar een digitale vorm overzet. Dit kan op twee verschillende niveaus: het digitaliseren van data en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Met data bedoelen we losse informatie, zoals contracten, werkbonnen of klantgegevens. De meeste bedrijven hebben deze data deels gedigitaliseerd en deels op papier in archiefkasten.
Het digitaliseren van processen gaat een stap verder. Je digitaliseert hiermee niet alleen informatie, maar ook de manier waarop je die verwerkt. Oftewel: met wie je de informatie deelt en waar de informatie heen gaat. Daarnaast zorgt digitalisering van bedrijfsprocessen ervoor dat de processen meer gestroomlijnd en efficiënter zijn dan voorheen. Je brengt het aantal handmatige acties flink terug en je hebt beter overzicht over hoe je bedrijf ervoor staat. De efficiëntste manier om te digitaliseren is vaak door met één samenhangend pakket te werken, in plaats van verschillende programma’s.
Binnen je bedrijf hangen veel bedrijfsprocessen met elkaar samen. Of het nu gaat om relatiebeheer, administratie, projectadministratie of het uitbetalen van medewerkers. Om deze processen zo efficiënt mogelijk in te richten, moet je ze duidelijk en centraal vastleggen. Daarom kun je het beste kiezen voor één compleet systeem, waarin alle activiteiten samenkomen. Zo hoeven medewerkers steeds herhalende taken niet meer iedere keer handmatig uit te voeren. Met een compleet ERP-systeem kunnen alle medewerkers zich weer op hun kerntaken richten.
Vanuit elke hoek krijg je te maken met digitale innovaties. De ontwikkelingen gaan heel snel. Van nieuwe smartphones tot artificial intelligence en robotica. Je kan het niet gekker bedenken. Al die digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Dat merken we op het werk én in het privéleven.
Een voorbeeld van zo'n digitale innovatie is de slimme speaker die het overbodig maakt om je telefoon erbij te nemen. Je roept dan "Bel Angelo!" en je telefoon doet dat meteen. Heb je ook al eens gehoord van de slimme stekkers? Vanaf je smartphone stel je een tijdschema in en als je thuiskomt staat je airco aan. Het komt er uiteindelijk op neer dat al je apparaten aan elkaar worden gekoppeld. Samen zorgen de devices dan voor rust en controle.
Het is wel opvallend dat we digitalisering in ons privéleven toejuichen en toelaten, terwijl anderzijds binnen bedrijven de nodige weerstand tegen digitalisering bestaat. Veel organisaties gebruiken nog verschillende tools en systemen. Die variëren van papier, Excellijsten tot standalone softwareoplossingen. De data wordt dan niet aan elkaar gekoppeld en de processen zijn niet op elkaar afgestemd. Dat is natuurlijk jammer want het is de bedoeling dat data voor jou werkt en niet andersom. Sterker nog: data verzamelen is niet het doel, maar het is een logisch gevolg van je dagelijkse werkzaamheden. Het doel is wel dat jij inzicht en controle krijgt over de processen waarmee je jouw bedrijf kunt verbeteren.
Allereerst wil je vaststellen waarom er iets moet veranderen. Daarbij ga je niet uit van aantrekkelijke software ‘die iedereen heeft’ of van het veranderen ‘om te veranderen’, maar van je eigen organisatie. Het is daarom belangrijk dat je kijkt naar de volgende aspecten:
Dat betekent uiteraard niet dat iedere verandering leidt tot betere service, meer nieuwe klanten en een nieuwe organisatiecultuur. Toch zorgt een goed georganiseerde verandering in de praktijk wel voor verbeteringen op meerdere vlakken en ook voor tevreden medewerkers.
Bij elke verandering is er een grote behoefte aan leiderschap. Bereid je voor op de digitalisering door goed om je heen te kijken in de organisatie en veel te praten met de leidinggevenden. Wie zijn je medewerkers en hoe kijken zij tegen verandering aan? Er zijn een paar stereotypen aan te wijzen.
Zo zijn er de slachtoffers die elke verandering zien als een persoonlijke aanval, en de toekijkers die niet voor of tegen verandering zijn, maar alles lijdzaam ondergaan. De critici vormen de derde groep die je goed in beeld moet hebben. En let op, want niet alle critici zijn uitgesproken! Sommigen zeggen dat ze geen problemen hebben met een verandering, of zeggen helemaal niets, maar stellen alles in het werk om de verandering te saboteren.
Tot slot de groep waarmee je kunt werken: de voorstanders. Dit zijn de mensen die het belang van verandering begrijpen, die enthousiast zijn over je plannen en die een positieve vibe kunnen verspreiden in de organisatie. Als je tijd investeert om deze mensen goed te informeren en aan je kant te krijgen, kunnen zij goed werk verrichten onder hun minder blije collega’s.
Het is van groot belang dat de verandering die je wilt doorvoeren duurzaam is. Je investeert liever geen tijd en geld in een verandering die binnen een paar maanden weer is verdampt. Gelukkig is digitalisering bij uitstek een verandering waar je op de lange termijn voordeel van hebt.
Je moet er verder voor zorgen dat je alle neuzen dezelfde kant op krijgt. Daarvoor zet je de voorstanders in, maar ook je hele managementteam moet aan het werk om alle medewerkers mee te krijgen of in elk geval hun verzet te neutraliseren. Verder is het essentieel dat je managers voldoende verantwoordelijkheden krijgen om de gewenste resultaten te realiseren: geef ze daarom de juiste tools, talenten, middelen en bevoegdheden.
Hoe eenvoudig deze stappen misschien ook lijken, de praktijk is soms weerbarstig. Grote veranderingstrajecten vragen enerzijds om een ferme leider en anderzijds om veel kennis en het nodige inlevingsvermogen. Heb je grote plannen met je organisatie en overweeg je een ingrijpende verandering? Kijk eens of een ervaren consultant iets voor je is. Hij of zij kan je een hoop werk uit handen nemen en beschikt over veel inhoudelijke kennis. Een consultant kan de slachtoffers, toekijkers en critici extra uitleg geven en de voorstanders ondersteunen. Zo heb jij de tijd om leiding te geven aan je bedrijf.
Digitaliseren binnen je bedrijf is eigenlijk geen keuze meer. Als bedrijf kan je niet anders. Simpelweg omdat het kostentechnisch niet meer mogelijk is om bepaalde processen handmatig of analoog uit te voeren. Door nieuwe technologieën en innovaties kunnen we informatie en bestaande processen op een betere en efficiëntere manier verwerken. Administratieve processen kunnen op zo'n manier geoptimaliseerd worden dat we een beter inzicht in en overzicht van bedrijfsresultaten en KPI's hebben.
Heb je je organisatie gedigitaliseerd? Dan ben je klaar voor de volgende stap: automatisering.
Als je al je bedrijfsprocessen naloopt, zul je zien dat je daarvan veel automatisch kunt uitvoeren. Kies je voor ERP-software, dan komen al je bedrijfsprocessen samen in één systeem. Dat maakt automatisering een stuk makkelijker.
Iedere afdeling in je bedrijf heeft baat bij proces-automatisering. Neem de salarisadministratie: deze afdeling is veel tijd kwijt aan loonadministratie. Deze handelingen kan je makkelijk grotendeels automatiseren. Zo is het afdragen van loonbelasting een standaardhandeling. Dit proces kun je volledig automatiseren. Het enige waarop je moet letten, is dat je alle medewerkersgegevens kloppen.
Of wat dacht je van projectadministratie? Vooral als allerlei teams aan verschillende projecten werken, kan deze administratie onoverzichtelijk worden. Als je projecten automatisch beheert en factureert, loop je nooit meer achter de feiten aan.
Iedere organisatie is anders. Daarom is het belangrijk dat je zelf kiest welke processen je wilt automatiseren. Als je start met automatiseren, kun je het beste beginnen met eenvoudig processen. Zo kunnen medewerkers wennen en maak je het jezelf niet te moeilijk. Is deze eerste, kleine stap geaccepteerd? Dan kun je gaan uitbouwen. Geloof ons: als je eenmaal begint wil je nooit meer terug naar het leven voor digitalisering en automatisering.
Het automatiseren van je processen gaat het makkelijkst met workflows. Een workflow zorgt dat je proces altijd verloopt volgens een vaste structuur. Je kunt workflows op zo'n manier inrichten, dat ze perfect bij jouw organisatie passen.
Met dashboars haal je nog meer uit je digitalisering en automatisering. Sterker nog, een digitale onderneming kan eigenlijk niet zonder dashboards. Deze tools maken je processen inzichtelijk en overzichtelijk. Een dashboard is een visuele weergave van je bedrijfsdata. Zo kun je je kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) goed in de gaten houden.
Binnen je bedrijf hangen veel bedrijfsprocessen met elkaar samen. Of het nu gaat om relatiebeheer, administratie, projectadministratie of het uitbetalen van medewerkers.
Om deze processen zo efficiënt mogelijk in te richten, moet je ze duidelijk en centraal vastleggen. Daarom kun je het beste kiezen voor één compleet systeem, waarin alle activiteiten samenkomen. Zo hoeven medewerkers steeds herhalende taken niet meer iedere keer handmatig uit te voeren. Met een compleet ERP-systeem kunnen alle medewerkers zich weer op hun kerntaken richten.